E-Learning: Kassenführung & Verfahrensdokumentation

1. Ziel

Gastronomie-Betriebe fit machen für Betriebsprüfungen und teure Nachzahlungen vermeiden.

2. Hinführung

In Deutschland gibt es Regeln für die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Alle buchführungspflichtige Unternehmen sind verpflichtet zur Kassenführung nach gesetzlichen Vorgaben. Es gibt keine grundsätzliche Verpflichtung eine digitale Kasse („elektronisches Aufzeichnungsgerät“) zu nutzen. Die Aufzeichnungen müssen aber den GoB und GoBD entsprechen.

3.1 Grundsätze der Kassenführung (Teil 1)

Einzelaufzeichnungspflicht
Kassenbuchführung (Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Währung, Steuersatz, USt/VSt, Kassenbestand)
Kassenberichte (offene Ladenkasse)

Story

Du betreibst ein kleines Café. Heute kommt der Prüfer … und du musst zeigen, dass du deine Kassenführung im Griff hast!

Aufgabe: Lückentext

Jeder Geschäftsvorfall muss , , richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

Aufgabe: Richtig / Falsch

Ich darf Einnahmen ohne Beleg ins Kassenbuch eintragen.
Diese Aussage ist falsch.

3.1 Grundsätze der Kassenführung (Teil 2)

Elektronische Kassen: Änderungen ausgeschlossen oder deutlich gekennzeichnet; Z-Bons aufbewahren.
Belegwesen: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg.
Kassensturzfähigkeit: Soll- und Istbestand jederzeit vergleichbar.

Story

Dein Café wird geprüft. Wie muss dein Kassenbuch aussehen?

Aufgabe: Drag & Drop (Zuordnen)

Kategorien

Kassenbuchpflichtige Unternehmen

Offene Ladenkassen

Begriffe (ziehe in die passenden Kategorien)

Belegnummer

Umsatzsteuer

Kassenbericht

Eigenbelege

3.1 Pflichten & Belege

Mitteilungspflichten ab 01.01.2025 für Kassensysteme.
Möglichkeit der Kassen-Nachschau seit 2018.
Registrierkassenpflicht ab 2027 (umsatzabhängig).

Story

Stell dir vor, du musst Kassenbelege vorzeigen. Welche Pflichtangaben müssen sie erfüllen?

Aufgabe: Bildauswahl

A

B

C

3.2 Steuerliche Ordnungsvorschriften (§§ 145, 146 AO) – Papier

Progressive und retrograde Prüfbarkeit: Vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück.

Story

Buchführung ist wie ein Stadtplan: Der Prüfer kann den Weg vorwärts (progressiv) oder rückwärts (retrograd) gehen.

Aufgabe: Reihenfolge (progressiv)

Bausteine

Beleg

Grundbuch

Hauptbuch

Bilanz/GuV

Steuererklärung

Ziehe hier in die richtige Reihenfolge

Aufgabe: Lückentext (retrograd)

In der retrograden Prüfung startet man bei der und arbeitet sich bis zum zurück.

3.2 Elektronische Aufzeichnungen

Einzelfall- und Systemprüfung müssen möglich sein. Wichtig: Verfahrensdokumentation, IKS, Programmierprotokolle, Bedienungshandbücher…

Aufgabe: Einfachauswahl

Programmierprotokolle
Steuer-ID
Wareneinsatzliste

3.3 Verfahrensdokumentation – Vorteile

Fehlende/ungenügende Verfahrensdokumentation ist ein sachlicher Mangel und kann Schätzungen begünstigen.

Aufgabe: Richtig/Falsch

Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zum Verwerfen der Buchführung führen.
Diese Aussage ist falsch.

Aufgabe: Zuordnung (Vorteile & Situationen)

Situationen

Neueinstellung von Mitarbeitern

Ausfall wichtiger Personen

Verkauf des Unternehmens

Betriebsprüfung

Vorteile

Einarbeitung leichter

Wissen gesichert

Prozesse dokumentiert

Schätzungsrisiko sinkt

3.4 Verfahrensdokumentation – Vier Bestandteile

Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Betriebsdokumentation, Technische Systemdokumentation.

Aufgabe: Zuordnung

Bestandteile

Allgemeine Beschreibung

Anwenderdokumentation

Betriebsdokumentation

Technische Systemdokumentation

Inhalte

Organigramm

Bedienungsanleitung

Zugriffsrechte

Datenbankstruktur

Aufgabe: Wort-Ergänzung

Welche Pflichtangaben fehlen im Text? _______, _______.

Wort 1 Wort 2

3.5 Abschlusstest

Jeder Geschäftsvorfall muss , , richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

R/F: Einnahmen ohne Beleg ins Kassenbuch eintragen ist erlaubt, wenn sie legal sind.

Richtig Falsch

Welche Angabe gehört nicht zwingend in ein Kassenbuch?

Datum
Belegnummer
Schichtbeginn des Kassierers
Umsatzsteuer

Welche Elemente gehören zu einer Verfahrensdokumentation?

Allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
Betriebsdokumentation
Technische Systemdokumentation
Protokoll der Abstimmungsmeetings

Ordne die Schritte einer progressiven Prüfung:

Beleg

Steuererklärung

Grundbuch

Bilanz/GuV

Hauptbuch

Bei elektronischen Kassensystemen müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder gekennzeichnet werden.

R/F: Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zum Verwerfen der Buchführung führen.

Richtig Falsch

Welche Unterlagen müssen bei elektronischen Kassen zusätzlich bereitgehalten werden?

Programmierprotokolle
Steuer-ID
Wareneinsatzliste

Ordne Vorteile den Situationen zu:

Neueinstellung von Mitarbeitern

Ausfall wichtiger Personen

Verkauf des Unternehmens

Betriebsprüfung

Einarbeitung leichter

Wissen gesichert

Prozesse dokumentiert

Schätzungsrisiko sinkt

Welche Angaben gehören auf einen ordnungsgemäßen Kassenbeleg?

Datum
Betrag
Umsatzsteuer
Beginn des Aufenthalts
Belegnummer

3.6 Lernkarten

Grundlagen der Kassenführung

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Einzelaufzeichnungspflicht

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Inhalt Kassenbuch

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Elektronische Kassenführung

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Bestehensgrenze: 80%.